ERP Sekolah: Sekarang ada lumayan banyak produk teknologi info, khususnya perangkat lunak, yang tersebar, baik berbayar atau berbentuk open-source, serta bisa dipakai untuk lembaga-lembaga pendidikan. Beberapa produk ini ada sebab pabrikan perangkat lunak lihat peluang serta besarnya market share instansi pendidikan yang ada, terutamanya di Indonesia.
Menurut Laporan Kemendikbud Indonesia yang diedarkan pada Tahun 2015/2016, ada seputar 85.500 Taman Kanak-kanak, 1.962 Sekolah Luar Biasa, seputar 147.500 Sekolah Dasar, 37.000 Sekolah Menengah Pertama, serta seputar 25.300 Sekolah Menengah Atas. Bila ditotal karena itu ada kira-kira 297.262 unit sekolah yang mempunyai kekuatan untuk jadikan client. Jumlahnya yang besar sekali bila disaksikan jadi pasar yang dapat dikerjakan.
Tetapi, kesampingkan sesaat tentang kekuatan sekolah-sekolah jadi pasar buat industri ERP. serta ditengah-tengah gencarnya pemerintah untuk tingkatkan kualitas pendidikan, karena itu instansi pendidikan membutuhkan satu standarisasi. Sesudah satu standard dipastikan, karena itu dibutuhkan pengukuran berbentuk pelajari, serta itu bermakna memerlukan data.
Serta pada masa digital seperti saat ini, karena itu skema info dibutuhkan keberadaannya. Karena itu untuk dapat memperoleh data serta hasil analisis untuk memutuskan dengan cepat serta pas, diperlukan juga skema info yang pas. Serta ini banyak diaplikasikan oleh sekolah-sekolah, dengan sediakan skema info akademik, yang bisa dibuka bukan sekedar oleh manajemen sekolah, guru atau tenaga kependidikan, tetapi juga bisa dibuka oleh siswa serta orangtua. Tetapi apa itu cukup ?
- Sebelum mengulas selanjutnya, karena itu butuh dilihat apa pengertian dari ‘Sistem Informasi’ serta ‘Enterprise Resource Planning’.
- Enterprise Resource Planning (ERP) ialah mode skema info yang sangat mungkin perusahaan atau organisasi untuk mengaplikasikan secara otomatisi serta lakukan integrasi semua proses kerja (bukan core business saja) yang dipunyai.
- Skema Informasi ialah satu skema yang terorganisasi untuk kumpulkan, mengendalikan, menaruh, serta lakukan komunikasi informasi, untuk penuhi satu keperluan yang detil dalam pemrosesan data, transaksi harian, operasional, mempunyai karakter manajerial serta strategis buat satu perusahaan atau organisasi.Dari pengertian di atas, kelihatan jika skema info mempunyai cakupan yang lebih terbatas, sebab detil untuk penuhi keperluan proses usaha tersendiri, sesaat ERP mempunyai lingkup yang lebih luas, sebab adalah integrasi dari proses-proses usaha.
Modul ERP Sekolah (ERP School)
Tidak semua modul yang tertera pada diagram di atas harus dipunyai oleh satu perusahaan atau organisasi. Pasti penentuan serta nama modul dapat berlainan di antara satu perusahaan dengan lainnya, bergantung pada industri sebagai bagian upayanya. Sekolah, contohnya, tidak dapat disejajarkan dengan perusahaan produsen barang.
Bukan sekedar produknya yang berlainan, tetapi proses serta siklus bisnisnya juga benar-benar berlainan. Bila dalam satu hari, perusahaan produsen barang bisa membuahkan sampai beberapa ribu barang, karena itu sekolah atau instansi pendidikan memerlukan waktu beberapa waktu untuk membuahkan beberapa ribu lulusan. Bila perusahaan produsen barang akan membuahkan produk yang standard, yang sangat mungkin untuk dibuat dengan masal dalam sekejap, karena itu sekolah ‘hanya’ akan membuahkan produk yang penuhi standard minimal, serta memerlukan waktu yang relatif lebih lama.
Cara membuat PPDB Online di WordPress, dengan Plugin ERForm
Pada lembaga pendidikan, seperti kampus atau sekolah, biasanya masih fokus pada Skema Info Akademik serta belum melirik ke skema info yang layani keperluan detil yang lain. Dapat dimaklumi jika Skema Info Akademik ini ialah skema yang bersentuhan langsung dengan core business serta lembaga pendidikan, tetapi sebaiknya tidak berhenti sampai dari sana saja.
Skema ini bisa jadikan entry poin untuk mengaplikasikan Enterprise Resource Rencana (ERP) dalam mendukung pengendalian instansi atau lembaga pendidikan. Tidak ubahnya perusahaan di industri lainnya, instansi atau lembaga pendidikan juga mempunyai keperluan data serta info di manajemen atau pengendalian lembaga yang memberi dukungan kelangsungan pekerjaan akademik sebagai core business-nya.
Merujuk pada value chain yang dikenalkan oleh Michael Porter dalam bukunya yang berjudul “Competetive Advantage“, dituliskan jika peningkatan teknologi bisa menjadi salah satunya kegiatan simpatisan, yang dapat bawa lembaga mendapatkan margin yang diinginkan. Teknologi yang ditujukan di sini sesuai dengan keperluan lembaga. Bila perusahaan produsen barang, pasti teknologi manufaktur yang akan ditingkatkan. Bila perusahaan transportasi, karena itu teknologi transportasinya yang akan ditingkatkan.
Serta bukan sekedar teknologi yang bersentuhan dengan core business saja, juga bisa teknologi simpatisan yang lain. Contohnya, teknologi info. Buat perusahaan di beberapa industri, margin umumnya ditranslate jadi keuntungan. Sedikit berlainan dengan yayasan yang digolongkan jadi lembaga nirlaba (non-profit organization).
Meskipun begitu tidak bermakna yayasan tidak bisa mempunyai margin, sebab sebenarnya yayasan juga harus dapat bertahan agar masih bekerja serta berkembang. Namun, margin yang didapat tidak sebesar pada perusahaan yang fokus pada keuntungan (keuntungan oriented), hingga baiknya ide value chain ini masih dapat diterapkan pada tubuh hukum berupa yayasan, terhitung di dalamnya yayasan pendidikan.
Bila dilihat dengan cermat, baik kegiatan penting (primary activities) serta kegiatan simpatisan (dukungan activities), semua kegiatan dipunyai atau dikerjakan dalam satu yayasan. Serta, bila dicermati selanjutnya, unit-unit pekerjaan di bawah naungan satu yayasan (terhitung yayasan pendidikan) dapat lebih kompleks dari satu perusahaan produsen barang.
Sistem Informasi Sekolah
Pikirkan saja bila satu yayasan mempunyai satu kampus (yang didalamnya terbagi dalam beberapa fakultas yang semasing mempunyai beberapa program studi, serta mempunyai biro atau divisi simpatisan), sekolah-sekolah (baik pendidikan fundamen atau menengah), serta asrama untuk beberapa peserta didik (siswa serta mahasiswa).
Jadi contoh simpel, rantai supply alat catat kantor. Dengan beberapa unit pekerjaan, dimana semasing unit mempunyai fakultas serta program studi, serta di dukung oleh beberapa biro atau divisi, karena itu manajemen serta pengaturan rantai supply alat catat kantor jadi lebih susah bila tidak di dukung oleh skema yang mengendalikan pemakaian sumber daya yang dipunyai.
Telah selayaknya bila skema info yang diambil serta dipakai sama dengan untuk satu perusahaan satu tingkat enterprise. Tentunya ini tidak seperti lakukan instalasi piranti lunak ke satu computer, serta dapat langsung dipakai. Ada banyak hal yang perlu diperhitungkan serta disiapkan sebelum satu lembaga, baik yang fokus pada keuntungan atau yang non-profit, membuat rencana serta lakukan implementasi ERP.
Banyak organisasi atau lembaga yang berasumsi jika teknologi info (termasuk ERP) adalah ‘obat mujarab’, yang bisa tingkatkan kapasitas organisasi atau lembaga dalam sekejap. Walau sebenarnya tidak sederhana itu. Di akhir tulisan awalnya, sempat disinggung jika ada beberapa hal yang perlu dilihat waktu satu organisasi atau lembaga merencanakan untuk memakai Enterprise Resource Planning dalam memberi dukungan pekerjaan bisnisnya.
Diantaranya ialah memastikan keperluan yang pas dari organisasi serta lembaga. Keperluan yang pas di sini tidak sekedar hanya lihat keperluan piranti keras serta perangkat lunak apa yang perlu disiapkan, lalu pilih piranti keras atau perangkat lunak yang diketahui paling oke atau paling mahal. Lihat keperluan di sini harus juga memperhitungkan segi proses usaha, budget, kemampuan teknologi info, sumber daya organisasi, serta elastisitas teknologi yang akan dipakai.
Kembali ke judul tulisan ini, perlukah instansi pendidikan manfaatkan ERP dalam pekerjaan operasionalnya ? Dengan memerhatikan jika instansi pendidikan mempunyai kegiatan primer seperti Logistik, Operasional, Marketing, Service, serta diperlengkapi oleh kegiatan sekunder (simpatisan) seperti Infrastruktur, Sumber Daya Manusia, Peningkatan teknologi, seperti yang tertera pada artikel diatas, karena itu baiknya pendayagunaan ERP akan menolong untuk dalam manajemen aktivitas-aktivitas itu.
Tentunya implementasinya tidak langsung dikerjakan segampang instalasi aplikasi. Tetapi memerlukan persiapan yang masak, seperti persiapan standar operating procedure (SOP), persiapan sumber daya, serta analisis ongkos faedah, sebelum implementasi ERP. Tidak itu saja, tapi pandangan proses dari usaha dalam instansi pendidikan sangat diperlukan supaya tidak salah dalam memastikan teknologi ERP yang akan dipakai.
Butuh diingat jika penentuan teknologi yang pas, benar-benar memengaruhi ongkos serta faedah yang akan didapat. Salah pilih teknologi karena itu bisa mengakibatkan keperluan jadi tidak tercukupi, atau sebaliknya utilitas ERP jadi tidak maksimal, serta ini bisa mengganggu kapasitas instansi dengan cara langsung atau tidak.
Serta besar sekali kemungkinannya jika implementasi ERP akan alami ketidakberhasilan. Ini tersingkap dalam survey yang dikerjakan oleh IAG Consulting, dalam studi berjudul “The Impact of Business Requirements on the Success of Technology Projects”, yang dikerjakan pada project teknologi info pada umumnya, dimana :
Lembaga dengan potensi yang rendah dalam lakukan analisis proses usaha, mempunyai kesempatan 3 kali semakin besar untuk alami ketidakberhasilan.
baca: Cara membuat PPDB Online
68 % lembaga condong menjumpai ketidakberhasilan yang dikarenakan oleh pendekatan (yang salah) dalam lakukan analisis usaha. Serta, 50 % dari barisan ini, pilih untuk tinggalkan proyeknya, paling tidak sebab 2 dari 3 hal berikut, yaitu :
Waktu yang diperlukan project yang sampai 180 % dari sasaran
Budget yang diperlukan melewati 160 % dari perkiraan
Manfaat serta pemakaian project teknologi info yang kurang dari 70 %
Banyak lembaga yang membayar pada harga mahal, sampai 60 % waktu serta budget, untuk memakai piranti yang tidak cocok dalam project
Lebih dari 41 % dari budget peningkatan teknologi informasi yang semestinya dipakai untuk penyediaan perangkat lunak, peningkatan sdm, serta service profesional yang lain, malah habis didistribusikan untuk analis yang tidak memiliki pengalaman.
Sejumlah besar project teknologi info tidak memakai tenaga analis usaha yang trampil, agar bisa bawa project jadi pas waktu serta budget
Dari point penting di atas, kelihatan jika tidak siapnya lembaga, baik itu perusahaan atau organisasi, dalam soal rencana, penentuan piranti, serta analis usaha yang tidak pas, jadi pemicu penting ketidakberhasilan implementasi ERP. Hal sama berlaku buat lembaga pendidikan.
Walau fundamen usaha penting (core business) dari tiap instansi pendidikan bisa disebutkan sama, tetapi tiap instansi mempunyai kekhasan sendiri-sendiri. Ini yang selanjutnya harus dicermati serta diprediksi, hingga diperlukan rekonsilasi untuk implementasi ERP di semasing instansi pendidikan.
Pilihannya cuma dua, instansi pendidikan yang akan sesuaikan proses bisnisnya dengan ERP, atau mungkin ERP yang perlu sesuaikan dengan proses usaha yang dipunyai.
