Contoh Surat Undangan Resmi untuk Berbagai Agenda Formal

Surat undangan resmi menjadi salah satu kebutuhan masyarakat di tengah dinamika pascapandemi Covid-19 yang menginginkan pertemuan kembali digelar secara tatap muka.

Untuk undangan tidak cukup hanya mengandalkan pesan singkat atau telepon biasa. Terutama kepada tamu penting atau rekan kerja. Oleh karena itu, contoh surat undangan resmi perlu dipahami, agar pada saat membuat undangan, urutan dan susunan yang terkandung di dalamnya tidak salah.

Sebelum membahas tentang contoh surat undangan resmi, berikut beberapa hal yang harus dipenuhi dalam surat undangan resmi dilansir dari Bukalapak.com:

Komponen Surat Undangan Resmi

1. Kop Surat

Kop surat atau disebut juga kop surat merupakan bagian yang harus ada dalam setiap surat yang bersifat resmi. Kop surat berfungsi untuk memberitahukan kepada instansi pengirim surat. Setiap instansi atau perusahaan harus memiliki template kop surat sendiri.

Pada bagian ini juga harus ditulis secara lengkap. Kop surat berisi nama instansi lengkap dengan alamat dan nomor kontaknya. Untuk lebih jelasnya, Anda perlu menyertakan logo perusahaan atau instansi di bagian ini.

2. Nomor dan Tanggal Surat

Bagian yang tidak kalah pentingnya adalah nomor dan tanggal. Informasi berfungsi untuk memudahkan pengumpulan data. Selain itu, tanggal surat juga akan memberi tahu penerima kapan surat itu dibuat.

3. Nama Penerima Surat

Nama penerima harus dicantumkan dalam surat untuk memperjelas isi surat. Selain nama yang dimaksud, surat itu tidak boleh dibaca. Penulisan nama penerima juga memberikan kesan berbicara dua arah secara tidak langsung.

4. Isi Surat

Percuma bila surat itu kosong. Oleh karena itu, Anda yang menulis surat undangan resmi perlu mencantumkan maksud dan tujuan surat tersebut. Jika untuk mengajak, usahakan tuliskan isi surat dengan jelas di pembukaan.

5. Informasi Acara

Dalam isi surat undangan, Anda juga perlu menuliskan detail informasi acara. Informasi yang harus ada adalah tempat dan waktu pelaksanaannya. Sebaiknya Anda memberikan durasi acara agar orang yang diundang mengetahui berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk acara tersebut.

Jika acara diadakan secara online, pastikan Anda memberikan tautan ke acara tersebut. Hal ini akan memudahkan orang yang diundang untuk segera hadir ketika acara sudah dimulai nanti.

6. Agenda Acara

Acara resmi seharusnya sudah dibuat jauh-jauh hari sebelum undangan dikirim. Oleh karena itu, Anda perlu melampirkan agenda acara yang akan diadakan nanti. Beri juga durasi setiap agenda agar terlihat lebih disiplin.

7. Tanda Tangan Pengirim

Sebagai bukti bahwa surat itu benar-benar dikirim oleh agensi, Anda juga perlu menandatangani. Pastikan orang yang menandatangani surat itu adalah orang yang berwenang untuk mengundang.

8. Bahasa Surat

Pilihan kata dari surat undangan resmi juga harus sopan dan tidak berbelit-belit. Anda harus segera menuliskan tujuan pembuatan surat itu. Juga menggunakan bahasa Indonesia formal. Perhatikan tanda baca saat menulis agar mudah dibaca dan maknanya tersampaikan.

Contoh Surat Undangan Resmi

Berikut ini adalah contoh surat undangan resmi untuk mengambil laporan. Meski isi suratnya pendek, tapi sudah memuat komponen surat undangan resmi.

DEPARTEMEN PENDIDIKAN

SMKN 1 Jakarta

Jl. Budi Utomo, Ps. Baru, Kecamatan Sawah Besar, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10710

================================================ ========================================================== =====================

Nomor: 256/UWM/2019 Jakarta, 21 Maret 2022

Lampiran : ………………………….

Perihal: Undangan untuk Mengambil Laporan

Yth. Ayah/Ibu/Orangtua/Wali

Siswa Kelas XI

SMAN 1

di Jakarta

Kami menyampaikan undangan kepada Bapak/Ibu, untuk dapat menghadiri acara pengumpulan raport semester gasal kelas XI tahun ajaran 2022-2023 yang akan diselenggarakan pada :

Hari : Senin

Tanggal: 28 Maret 2022

Jam: 08.00 WIB

Tempat: Setiap Kamar XI

Atas perhatian dan kerjasamanya kami selaku pihak Sekolah mengucapkan terima kasih.

Sungguh-sungguh,

Kepala SMA N 1 Jakarta

Berikut ulasan contoh surat undangan resmi dan sejumlah poin yang harus dipenuhi. Sehingga dengan surat resmi, setiap individu dapat menjalin hubungan sebaik mungkin dengan rekan-rekan dekatnya.